Mungkin dari teman-teman sudah tahu manfaat dari mail merge yang sering kita sebut surat berantai, bisa digunakan untuk membuat Surat Keterangan Lulus (SKL)
Bahkan yang berhubungan dengan surat kolektif yang berjumlah banyak.
Maka Mail Merge inilah yang akan kita gunakan dalam mempercepat pembuatan surat berantai ketimbang membuat secara manual
Bayangkan saja jika kita membuat surat kolektif dengan jumlah banyak saya yakin akan kerepotan memasukkan data satu persatu
Tetapi dalam Mail Merge kita cukup membuat master surat dan database isiannya
Daftar Isi
Cara Membuat Mail Merge di Word
Pada artikel kali ini saya akan menggabungkan Microsoft Office Word dengan Microsoft Office Excel dimana akan dijadikan satu kesatuan sebuah surat.
1. Siapkan master surat keterangan, disini saya akan praktikan membuat sebuah Surat keterangan Lulus (SKL) yang dibuat pada Ms Word.
2. Buatlah databasenya pada Ms Excel sesuai dengan yang akan diisikan pada surat keterangan yang dibuat misalkan :
Nama Siswa, Tempat Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, NISN dan lain-lain silahkan sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing
3. Buatlah Folder pada komputer kalian untuk mempermudah dalam penyimpanan dokumen Ms Word dan Ms Excel
Setting Mail Merge pada Microsoft Office Word
Pada tahap ini kita akan langsung memasukan database Microsoft Office Excel ke dalam Microsoft Office Word dengan menggunakan fasilitas Mail Merge.
- Silahkan buka kembali Surat Keterangan yang sudah dibuat sebelumnya
- Saya contohkan di sini saya membuat sebuah Surat Keterangn Lulus
- Kemudian langkah selanjutnya klik tab menu Mailings
- Pada menu Mailings silahkan pilih Start Mail Merge klik tanda panahnya silahkan pilih Step by Step Mail Merge Wizard lebih jelasnya lihat gambar di bawah
- Langkah keempat lihat toolbox yang muncul pada sebelah kanan Step 1 of 6 Next: starting document, silahkan klik saja.
- Silahkan kalian Next saja sampai ke Step 3 of 6 dan akan menemukan Browser, nah fasilitas itulah untuk memasukan database (Ms Excel) yang telah kita buat sebelumnya.
Cara Membuat Mail Merge di Excel
Cari database / format data Excel pada komputer kalian dan masukkan, kemudian akan seperti gambar di bawah ini, sesuaikan saja.
Jika keluar pop up silahkan klik saja ok dan kalian akan menemukan dua pop up yang muncul.
Menyisipkan Isian pada Form Surat
Jika penyetingan Mail Merge sudah kita lakukan, langkah selanjutnya kita akan menyisipkan form pada surat keterangannya dengan step by step seperti di bawah ini
- Pilih kembali Menu Mailings dan kalian akan menemukan Insert Merge Field, Fom yang akan kalian isikan akan muncul di sana
Adapun untuk menyisipkannya, letakkan kursor kalian pada field yang sesuai misalkan ingin menyisipkan nama siswa, lebih jelasnya lihat gambar di bawah
- Sisipkan Field sampai selesai sesuai dengan isian masing-masing dan hasilnya seperti gambar di bawah
Silahkan sisipkan field sampai beres
Adapun untuk melihat hasilnya teman-teman bisa pilih Menu Preview dan silahkan lihat hasilnya
Cetak Surat Keterangan Secara Masal
Pada tahap terakhir kalian bisa Mencetak atau Menyimpan Ke PDF Mail Merge atau Surat Berantai tersebut dengan cara
- Masih pada menu Mailings untuk mencetak dan cari nama sub menu Finish & Merge dan pilih Print Document dan akan muncul pop up Merge to Printer
- Silahkan sesuaikan surat keterangan atas nama siapa yang akan dicetak dan apabila akan mencetak semuanya
- Pilih All kemudian Ok dan silahkan ikuti step by step Cara Mencetak Dokumen.
Sekarang kalian sudah bisa menggunakan Surat Keterangan Lulus secara masal tanpa harus membuat satu persatu secara manual, dan kalian sudah menerapkan berkerja secara cerdas.
Membuat Mail Merge Bisa Melihat Video di Bawah ini:
Originally posted 2020-06-15 05:05:13.
